Menggunakan program atau software untuk mengolah data sudah menjadi rutinitas yang dilakukan berbagai bidang.
Mulai dari hal-hal sederhana seperti cara membuat daftar isi otomatis di Word, menyunting foto dan video memakai Photoshop, hingga berbagi spreadsheet secara online lewat produk Google.
Apa kamu salah satu orang yang cukup familiar dengan kegiatan-kegiatan di atas?
Kepraktisan yang diberikan teknologi tak dipungkiri semakin meringankan pekerjaan.
Sayangnya, belum semua orang terbiasa menggunakan software atau masih memilih metode konvensional.
Pada artikel kali ini kamu akan tahu bagaimana cara membuat google form dengan mudah.
Menyusun aneka formulir dengan Google Form
Dalam pemantauan yang saya lakukan selama beberapa tahun terakhir, Google semakin gencar memperkenalkan produk-produknya untuk menunjang pekerjaan para pengguna.
Misalnya saja Google PDF Viewer yang akan memudahkanmu saat memindai file-file berekstensi .pdf, Google Docs untuk berbagi dokumen secara online, dan tentunya Google Form untuk merancang formulir.
Berbeda dengan salah satu kompetitornya, Microsoft, Google lebih memfokuskan pemakaian produk secara online.
Pasalnya sebagian besar produk yang mereka perkenalkan sudah terhubung dengan Gmail (untuk kebutuhan email) dan Google Drive (untuk menyimpan data dalam sistem komputasi awan).
Kedua produk ini digunakan pula saat kamu hendak membuat formulir memakai Google Form.
Kemudahan yang diberikan dalam Google Form sama praktisnya saat kamu mencoba cara membuat daftar isi otomatis di Word.
Saya juga menyarankan kamu untuk lebih mengandalkan produk Google kalau kegiatan atau pekerjaan yang ditekuni bergantung dengan koneksi internet.
Jadi, kamu juga tak akan kesulitan saat menyimpan maupun mengakses data yang diperlukan.
Ketika memakai Google Form, kamu akan mendapati macam-macam jenis formulir yang bisa dipakai sesuai kebutuhan.
Setelah beberapa kali memakainya, saya juga menemukan berbagai kelebihan yang bakal kamu dapatkan dari Google Form, antara lain:
Mudah dipelajari pemula
Google memastikan setiap produknya bisa dipelajari pemula dalam waktu cepat.
Antarmuka minimalis pada Google Form menjadi nilai tambah tersendiri karena tak akan membingungkan saat kali pertama mengaksesnya.
Hanya dalam hitungan menit, kamu dijamin sudah bisa membuat aneka formulir dengan template yang tersedia;
Tak perlu membayar.
Salah satu keunggulan yang saya sukai dari Google adalah mereka jarang memungut bayaran dari pengguna, termasuk pada Google Form.
Di sisi lain, Google memastikan setiap fitur dan layanan yang diberikan tak akan mengecewakanmu sebagai pengguna produk tersebut;
Bisa diakses dari mana saja.
Selain dari PC dan laptop, Google Form bisa kamu akses juga melalui smartphone.
Jangan cemaskan tampilan yang tidak nyaman, karena desainnya sudah disesuaikan dengan format handphone tersebut.
Kamu hanya tinggal mengisi data-data yang dibutuhkan.
Dilengkapi dengan SpreadSheets.
Kelebihan lainnya yang saya dapatkan dari Google Form adalah pemakaian SpreadSheets.
Fitur yang satu ini memungkinkan untuk memantau tanggapan yang masuk secara real-time dan sistematis.
Bukan hanya itu, kamu juga dapat memakai data yang masuk sebagai materi evaluasi.
Bisa dibagikan ke platform lain
Google Form menawarkan opsi berbagi ke platform lain sebagai salah satu nilai tambahnya.
Jadi, kamu yang sedang membuat survei dan butuh partisipan dalam jumlah yang cukup banyak bisa membagikan tautan formulir yang sudah dibuat ke jejaring sosial seperti Facebook dan Twitter.
Saya juga perlu mengingatkan kalau Google Form tak lepas dari kekurangan.
- Belum bisa digunakan untuk diskusi online. Sejauh ini, Google belum memungkinkan Google Form untuk dipakai dalam diskusi online. Hal tersebut menurut saya cukup disayangkan, sebab interaksi virtual sedang mengalami peningkatan pesat;
- Belum bisa memakai equation secara langsung. Entah karena ingin menjaga kesan minimalis atau belum menemukan formula yang tepat, Google Form belum memungkinkan pemakaian equation langsung pada formulirnya.
Jenis-jenis formulir yang bisa dipakai di Google Form
Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, kemudahan yang ditawarkan Google Form sangat membantu kamu.
Sebelum menggunakannya, saya sarankan untuk mengenali dulu setiap form yang disediakan. Ada sembilan jenis formulir yang umum diandalkan para pengguna Google Form, antara lain:
Form untuk mendapatkan informasi kontak
Jenis formulir ini memungkinkanmu untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan kontak.
Antara lain nama lengkap, nomor telepon (rumah, kantor, maupun ponsel), alamat email, dan alamat rumah.
Data-data yang masuk ke formulir yang kamu buat bisa dipakai untuk kebutuhan tertentu, tapi pastikan juga kamu menjaga privasi partisipan mengingat datanya bersifat personal.
Kamu bisa mengubah judul formulir dan bagian lain dalam formulir informasi kontak. Kalau jawaban yang diperlukan tak tersedia, kamu bisa sediakan opsi tambahan di bagian terbawah.
Form untuk menentukan waktu
Template formulir Find a time membantu pengguna Google Form untuk memperoleh data audiensi yang datang di waktu tertentu.
Kamu bisa memanfaatkan jenis formulir ini untuk mengecek prime time di tempat usaha seperti kafe dan restoran.
Fungsi lainnya adalah memastikan waktu yang tepat untuk mengumpulkan orang-orang untuk pertemuan tertentu.
Data-data yang dibutuhkan dalam formulir ini mencakup alamat email, tempat bertemu, hingga hari yang memungkinkan audiensi bertatap muka.
Form untuk RSVP acara
Sepraktis cara membuat daftar isi otomatis di Word, Google Form bakal membantumu mengecek siapa saja orang yang bakal datang dan tidak pada satu acara tertentu.
Pastikan kamu mengisi data acara, alamat, dan tempat supaya orang-orang yang diundang bisa mempertimbangkan kehadiran mereka di sana.
Dengan jenis formulir ini, kamu tak perlu lagi mendatangi satu per satu calon undangan atau mengontak mereka yang jelas bakal menghabiskan banyak biaya.
Form untuk undangan pesta
Apakah jenis formulir ini hampir sama dengan RSVP?
Ya, hanya saja tingkat kepastiannya tak setinggi RSVP.
Saya sarankan untuk memakai form untuk undangan pesta kalau sifat acaranya tak terlalu formal atau santai.
Meski begitu, kamu masih bisa menggunakan data-data yang masuk untuk memprediksi jumlah tamu yang datang.
Jika dibutuhkan, kamu bisa menyediakan jawaban ekstra untuk detail-detail yang diperlukan tamu, misalnya jenis makanan yang tak bisa mereka konsumsi karena alergi.
Form pendaftaran untuk mendapatkan kaos
Google sadar akan besarnya potensi dalam bisnis online, sehingga mereka menyediakan formulir khusus untuk pendataan kaus.
Kamu yang bekerja di bagian produksi pakaian bakal terbantu dengan kehadiran formulir ini di daftar template Google Form.
Apalagi Google sudah menyediakan opsi ukuran kaus.
Keberadaan form pendataan kaus akan mencegah kesalahan dalam pendataan pakaian, terutama dari segi ukuran yang bisa merugikan banyak pihak.
Form untuk pendaftaran acara
form untuk pendaftaran acara bisa meringankan bebanmu dalam mengumpulkan data berupa nama peserta, alamat email, hingga tempat mereka bekerja (organisasi, komunitas, atau perusahaan).
Dari data-data ini, kamu bisa segera menyiapkan daftar tamu hingga konsumsi yang akan diberikan.
Jenis acara yang bisa kamu cantumkan dalam formulir ini dapat berupa lokakarya, gathering bulanan, serta pertemuan komunitas.
Form untuk lamaran kerja
Ya, selain menyediakan formulir untuk kaus, Google Form juga menghadirkan jenis formulir yang membantu pengguna untuk mengumpulkan lamaran kerja atau CV.
Kamu yang bekerja di posisi HR bakal tertolong saat memakai jenis formulir ini, terutama kalau jumlah lamaran kerja yang masuk cukup banyak dan datang untuk berbagai posisi.
Oleh karena itu Google menyediakan opsi posisi kerja pada form untuk lamaran kerja yang dapat memudahkanmu mendata CV berdasarkan jabatan yang diincar pelamar kerja.
Form untuk masukan pelanggan
Membutuhkan kritik dan saran pelanggan sebagai bahan evaluasi?
Ada form untuk masukan pelanggan yang bisa kamu buat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Jenis formlir ini terbilang sederhana, sehingga bisa saya pastikan pelanggan yang mengisinya pun tak akan kesulitan saat hendak mengungkapkan opini mereka.
Saran dan kritik yang masuk dapat kamu pilah untuk kemudian diolah sebagai pertimbangan saat akan menyusun strategi, promosi, dan pengembangan produk.
Form untuk evaluasi acara atau perkuliahan.
Butuh jenis formulir evaluasi acara atau perkuliahan?
Kamu bisa pilih jenis formulir yang satu ini!
Formatnya pun memungkinkan kamu untuk mengadakan survei, sehingga dapat menilai performa sebuah acara atau kelas perkuliahan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu.
Data-data yang nantinya dikumpulkan partisipan akan membantu kamu buat mengenali kegiatan mana saja yang harus dipertahankan dan ditingkatkan.
Bagaimana cara membuat formulir di Google Form?
Sudah memilih template atau jenis formulir yang cocok dengan kebutuhan? Nah, kalau kamu masih butuh panduan untuk menyusun formulir yang tepat, saya akan bagikan langkah-langlah mudahnya di bawah ini!
Login menggunakan akun Google
Syarat utama yang harus dipenuhi sebelum membuat formulir di Google Form adalah mempunyai akun Google.
Kamu bisa membuatnya terlebih dulu untuk memudahkan akses.
Cara-caranya tidak terlalu sulit dan bisa dilakukan dalam hitungan menit.
Masuk ke Google Form dengan dua cara
Ada dua cara yang bisa kamu lakukan buat mengakses Google Form, yakni dengan mengakses forms.google.com, lalu pilih template atau klik blank.
Cara lainnya adalah lewat akun Google dengan membuka Drive. Akses Google.com, klik New, lalu buka Lainnya untuk mengakses Google Form. Arahkan ke Blank formed From a template.
Sebagai saran, saya menganjurkan blank space untuk membuat survei dan kuesioner. Sementara template lebih ditujukan untuk survei yang sifatnya non-formal.
Mengganti judul pada formulir
Google Form sudah menyediakan template judul dan subjudul yang bisa kamu ubah sesuai kebutuhan.
Untuk judul yang masih Untitled, kamu bisa mengubahnya dengan mengeklik Untitled form yang berada di pojok kiri atas dan isikan dengan judul yang diinginkan.
Di bawahnya ada kolom deskripsi yang bisa kamu tambahkan dengan informasi lain.
Membuat daftar pertanyaan
Jenis pertanyaan yang tersedia di Google Form terbilang beragam, beberapa di antaranya adalah:
Short answer
Jawaban ini sebaiknya ditujukan untuk jenis jawaban pendek atau yang tidak membutuhkan penjelasan panjang.
Misalnya saja nama lengkap, alamat rumah dan email, latar belakang pendidikan, nomor telepon, dan lain sebagainya;
Paragraph
Memerlukan jawaban panjang dalam bentuk opini atau sejenis? Ganti opsi short answer menjadi paragraf yang memungkinkan partisipan untuk mengirim tulisan panjang;
Multiple choice.
Pilihan ganda umumnya ditujukan untuk pertanyaan yang mengharuskan partisipan memilih satu jawaban saja.
Jenis pertanyaan ini cukup diminati, terutama saat kamu memerlukan survei cepat.
Checkboxes
Hampir sama dengan pilihan ganda, hanya saja partisipan bisa memilih lebih dari satu jawaban;
Dropdown
Dengan opsi ini, partisipan berhak memilih satu jawaban yang tersedia, hanya saja pilihan baru akan muncul saat jawaban diklik;
File upload
Jenis pertanyaan ini akan ditemukan partisipan pada form lamaran kerja yang mengharuskan mereka mengunggah CV;
Linear scale.
Partisipan diizinkan memilih jawaban dalam bentuk skala, sebagai contoh rating dari 1 sampai 10;
Multiple choice grid
Berbeda dari pilihan ganda biasa, jenis ini akan memperlihatkan jawaban dari partisipan dalam format grid;
Checkbox grid
Seperti jenis sebelumnya, tampilan jawaban akan muncul dalam format grid dan partisipan berhak memilih lebih dari satu;
Date and time
Informasi yang dimasukkan pada opsi ini adalah berupa tanggal dan waktu.
Bukan hanya itu, Google Form menyediakan fitur yang memungkinkan kamu buat menambahkan media seperti gambar dan video.
Ada juga opsi respons Required yang bisa kamu aktifkan untuk menentukan apa pertanyaan wajib dijawab atau tidak (bersifat opsional).
Begitu selesai meninjau formulir yang kamu susun, klik Preview untuk melihat hasil akhir.
Cara Mengirim atau membagikan formulir
Siap membagikan formulir dari Google Form bersama?
Dalam tahap ini, kamu bakal menjumpai Confirmation Page yang akan muncul setelah formulir di-submit pengisi formulir.
Setelah pembuatan formulir dan laman konfirmasinya tuntas, lanjutkan dengan mengeklik Send Form.
Kalau kamu melakukan langkah-langkah di atas sesuai urutan, akan muncul jendela baru berisi tautan formulir.
Kamu bisa menyalin tautan tersebut untuk kemudian disebarkan.
Jika tautannya terlalu panjang, pendekkan terlebih dulu dengan memberikan centang pada opsi Short URL.
Lalu, kalau kamu ingin membagikannya di media sosial, cukup tekan ikon yang tersedia di sana.
Mengelola data yang masuk dari partisipan
Bagaimana cara memeriksa setiap data yang masuk dari formulir yang diberikan partisipan?
Data-data tersebut sebelumnya akan masuk dalam dokumen berupa spreadsheet yang tersimpan di Google Drive.
Maka untuk mengaksesnya, kamu perlu menekan opsi View Response yang berada di laman editor form.
Ketika laman termuat, kamu bisa segera mengolah data-data yang masuk menjadi grafik, tabel, atau format lainnya yang memudahkan penyusunan survei, kuesioner, dan laporan lainnya.
Cukup cepat dan praktis, bukan?
Dari pemaparan di atas, kamu bisa menilai sendiri seefektif apa Google Form sebagai produk besutan Google.
Semoga dengan informasi ini kamu tak akan kesulitan lagi dalam mengumpulkan data dan informasi penting dalam jangka waktu tertentu.